Не так давно был на конференции по Теории Ограничений . Там среди прочих выступал ирландец, который рассказывал про босса одной крупной компании. Рассказывал про его подход к принятию решения по внедрению различных проектов. Не помню, что за компания, да это и не суть.
«Давай внедрим то, давай внедрим это». Предложения внедрить что-то звучат для него регулярно. Оно и понятно. Инициатива, так сказать. Однако очень скоро он приучил всех, что первый вопрос, который сотрудник услышит в ответ на свое предложение что-то внедрить, будет звучать так: «Насколько компания будет больше зарабатывать или насколько меньше она будет тратить, если мы сделаем это?»
Это удивительно простой метод, который, несомненно, нужно взять на вооружение. Цель бизнеса – зарабатывать деньги. Зачем в бизнесе делать что-то, что не увеличит прибыль компании или не сократит ее расходы?
Внедрение ERP-системы тоже можно и нужно рассматривать в этом же ключе, если вы, конечно, не собираетесь ее внедрять для того, чтобы «мериться с пацанами в бане размером…бюджета, потраченного на ERP-систему».
Эффективность внедрения должна быть измерима.
Есть несколько показателей, которые можно измерить довольно точно. И есть показатели, которые точно измерить нельзя. Остановлюсь поподробнее на первых. Про вторые вы и без меня знаете. Разумеется, оценку стоит проводить по пессимистичному варианту.
Измеримые показатели
Складские запасы
Например, вам предлагают заплатить за внедрение условную 1000р. Ваши запасы равны условным 10 000р. Если после внедрения ваши запасы станут 8000р, значит, все удалось. Внедрение ERP-системы принесло совершенно конкретный эффект, компания высвободила совершенно конкретные 2000р. оборотных средств.Разумеется, перед началом внедрения стоит поинтересоваться, за счет чего и почему запасы сократятся и насколько? За счет каких именно применяемых методик, алгоритмов, ноу хау или чего там еще.
Потенциал для снижения запасов можно посчитать. Это чистая математика и просчитывается это за неделю (учитывая всю бюрократию), если знать как. Ну, и, конечно же, люди, внедряющие ERP-системы знают как. Я надеюсь.
Ну, а если кратко, то:
- текущие запасы известны? Известны.
- сроки поставок и производства известны? Известны.
- алгоритмы системы управления закупками и производством известны? Известны.
Поставки в срок
Сколько процентов заказов на сегодняшний день выполняются в положенный срок? 50? 60? Не удивляйтесь этим цифрам, я ничего не приукрашиваю. Это цифры из реальной жизни, когда, например, речь идет о производстве или выполнении проектов.А вот люди, работающие по Теории Ограничений, говорят о 90%, некоторые даже о 99%. Вот вам еще один измеримый показатель.
За просрочку поставки могут начислить пени. Понятно, что обычно не начисляют. Но даже, если и не начисляют, то вашему имиджу пени точно грозят.
Точно в срок – лучшее средство для того, чтобы обезопасить себя не только от пени, но и от более серьезной проблемы. Это лучшее средство, чтобы клиенты не уходили. Клиент в любом случае предпочтет получить заказ «точно в срок», чем получить с вас пени.
Не важно, что чаще не начисляют, посчитать все равно надо. Потому что на эту сумму, как минимум, пострадал ваш имидж (остальные имиджевые потери просчитать трудно). Возьмите все просроченные заказы и посчитайте пени по ним. А затем просто посчитайте размер пени, который вы сэкономите, если поднять этот показатель на пессимистичное количество процентов. Сколько клиентов ушло от вас из-за просроченных поставок? Любой менеджер знает таких клиентов поименно. Возьмите их средний оборот за последний год и тоже приплюсуйте.
Да, опять же, не забудьте поинтересоваться у внедряющих, за счет каких именно методов этот показатель будет поднят.
Если вышеперечисленные показатели перекрывают стоимость внедрения системы, то ответ на вопрос «внедрять или нет» очевиден.
Люди, внедряющие ERP-системы, на вопрос «за счет чего мы увеличим свою эффективность?» должны в ответ не «мычать», а давать внятные и ясные ответы. Потому что такие алгоритмы должны быть заложены в их решения. А как иначе? А если не заложены, то почему тогда после внедрения ситуация должна измениться?
Неизмеримые показатели.
О них подробно писать не буду, потому что, как раз, они то и звучат повсеместно и традиционно в качестве ответа на вопрос об экономической эффективности внедрения ERP-системы.- прозрачность бизнеса
- имидж
- меньше ошибок
- скорость оформления сделок
Используя «1С:ERP » на своем предприятии, вы получаете комплексную информационную систему управления, которая обеспечит своевременное принятие управленческих решений, прозрачность бизнес-процессов и оценку эффективности деятельности предприятия, отдельных подразделений и персонала. Процентные показатели роста конкурентных преимуществ и экономического эффекта от внедрения ERP-решений на платформе «1С:Предприятие 8» представлены ниже.
Экономический эффект от внедрения ERP-решений на платформе «1С:Предприятие 8»
Более 100 предприятий из сфер промышленности, строительства и торговли поделились своими показателями экономической эффективности после внедрения системы «1C:ERP Управление предприятием 2 ».
Если Ваша задача нетиповая и требует новых нестандартных подходов — наши аналитики проведут необходимые обследования, предложат решения и разработают техническое задание. Мы готовы реализовать самые смелые ваши идеи.
Для вынесения решения о необходимости внедрения ERP-системы обычно требуется предварительная оценка экономического эффекта, который будет получен в результате этого внедрения. Поскольку количественную оценку определить достаточно сложно, то специалисты стараются применять для обоснования необходимости будущего проекта введения ERP следующие качественные характеристики:
- увеличение прозрачности бизнеса;
- повышение качества принимаемых управленческих решений;
- снижение срока подготовки отчетности.< /li>
Также многие организации не считают необходимым подготовить бизнес-кейс, содержащий экономическое обоснование внедрения ERP-системы, считая, что это и так очевидно. В ход идут следующие аргументы:
- давно известно, что использование ERP-системы делает работу предприятия более эффективной – это не нуждается в доказательствах;
- введение ERP – масштабный проект, который затронет все отделения компании;
- в организации нужно навести порядок и сменить используемые устаревшие системы единой ERP;
- бюджет на внедрение все равно уже выделен.
Необходимость экономического обоснования для успешного внедрения ERP-систем
- Предварительная оценка эффективности дает возможность рассчитать бюджет будущего проекта и реально оценить все ресурсы, которые потребуются для его реализации.
- Если команда, занимающаяся реализацией проекта введения ERP, точно не представляет, какие цели должны быть достигнуты путем внедрения системы, многие из них не найдут своего отражения в функциональных возможностях и дизайне программы, а также в подходе к организации самого проекта.
- Экономическая оценка результата внедрения позволит лучше представить возможные риски и определить точные показатели эффективности — KPI.
Повышение внимания к целям проекта гарантирует его успех и дальнейшее эффективное ведение бизнеса.
Типовые показатели для оценки экономического эффекта IT-проекта:
- чистая текущая стоимость (NPV)
- внутренняя норма доходности (IRR)
- срок окупаемости (payback period)
- расчет дисконтированных средств (discounted cash flow)
Экономический эффект введения ERP-систем
- Рост выручки (точной оценке не поддается)
- Снижение затрат (оценивается достаточно точно)
Виды затрат, снижаемых после внедрения ERP и параметры расчета экономического эффекта
Затраты на заработную плату снижаются за счет:
- общего сокращения времени на выполнение всех операций;
- ликвидации дублирования функций ввода данных и при подготовке отчетности;
- более быстрой сверки данных и исправления ошибок;
- сокращения сроков согласования и утверждения документов;
- уменьшения времени на доработку и администрирование отдельных систем специалистами компании.
- число дублированных мест отчетов и ввода данных;
- оценка времени, реально затрачиваемого на ручную сверку, выполнение согласований и исправления ошибок;
- средняя стоимость часа работы или размер фонда оплаты труда в пересчете на сотрудников;
- число высвобожденных часов или сотрудников – FTE.
Затраты на ПО уменьшаются благодаря :
- отказу от лицензирования разных приложений от отдельных разработчиков.
- текущие расходы на получение лицензий отдельных программ.
Затраты на аппаратное обеспечение сокращаются путем:
- снижения количества требующегося серверного оборудования.
Параметры определения экономического эффекта:
- Число освободившихся серверов;
- Цена отдельного сервера;
- Стоимость обслуживания серверного оборудования.
Недостача и злоупотребления снижаются из-за:
- снижения нецелевого расходования средств;
- уменьшения недостач и хищений благодаря возросшему контролю.
Параметры определения экономического эффекта:
- оценка недостачи, выявленной в процессе инвентаризации в реальной стоимости;
- число и сумма платежей, проведенных без требуемой авторизации.
Штрафы и пени становятся меньше по следующей причине:
- Снижения ошибок в отчетах и случаев неверного оформления документов.
Параметры определения экономического эффекта:
- уплаченные штрафы и пени;
- затраты на ведение налоговых споров.
Затраты на аудиторские услуги снижаются благодаря:
- уменьшению сроков выполнения аудиторских процедур;
- снижению аудиторских рисков.
Параметры определения экономического эффекта:
- срок проведения аудиторских проверок;
- число специалистов-аудиторов;
- средняя почасовая оплата работника аудиторской службы.
Расходы на услуги внешней техподдержки уменьшаются за счет того, что:
- сокращается необходимости в поддержке и внедрении отдельных программ различных поставщиков.
Параметр определения экономического эффекта:
- Цена внешней техподдержки в разрезе используемых приложений.
ERP-система как фактор повышения эффективности ведения бизнеса
Помимо использования функций самой системы управления ресурсами предприятия, снижение затрат и рост доходов компании происходит и за счет успешной реорганизации бизнес-процессов и усиления контроля.
Экономический эффект будет наиболее заметным при максимально эффективном использовании внедренной ERP-системы. ERP является важнейшим фактором положительных изменений и улучшений в работе предприятия, позволяющим достичь мощного экономического эффекта.
- При оценке объема автоматизации и его необходимости нужно определить, для каких целей будет использована функциональность системы и какие задачи она должна решить.
- Количественная оценка эффективности необходима при определении доработки стандартной функциональности – решений о проведении доработок, определения вовлечения бизнеса и детального описания требуемых функций.
- Качественный и количественный показатель эффективности осуществления проекта должен постоянно отслеживаться, чтобы использоваться для его управления и оценки эффективности внедрения ERP-системы.
Использование полнофункциональной единой системы управления ресурсами компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов. Владение подобной системой является довольно существенной статьей затрат компании, и польза от этих затрат должна быть тщательно рассчитана и проанализирована. Для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как:
Показатель возврата инвестиций (ROI);
Совокупная стоимость владения (TCO);
Анализ эффективности затрат (cost-benefits analysis).
Эти коэффициенты не являются независимыми - показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой. При этом сам расчет совокупной стоимости владения без сравнения остальных параметров не может дать представления о целесообразности использования системы: чем больше пользователей работают в единой системе и сложнее бизнес процессы, которые лежат в основе системы, тем выше будет совокупная стоимость владения, но и польза от подобной системы, обеспечивающей единое информационное пространство, будет неоспоримо выше.
В зависимости от внутренних корпоративных требований компания может выбирать свои показатели эффективности. В настоящей статье мы попробуем отразить факторы, которые необходимо принимать в расчет при расчете требуемых коэффициентов эффективности.
Основные движущие силы для начала внедрения erp системы
Как показывает мировая практика, большие компании меняют компьютерную систему управления, или переходит на принципиально новую версию системы каждые 5 лет. Это связано с различными факторами.
Пересмотр своих бизнес процессов
Изменение стратегических целей компании;
Усиление конкуренции на рынке;
Повышение компетенции сотрудников и увеличение понимания потребностей внутри компании;
Необходимость внедрения современных, ориентированных на использование компьютеров, технологий управления, таких как Manufacturing Resources Planning (MRP II), Just-In-Time (JIT), Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), Activity Based Costing (ABC) и т.п.
Устаревание существующей системы
Переход на использование новой аппаратной платформы;
Переход на использование современного системного программного обеспечения;
Существующая система не может поддержать требования к производительности: по объему хранящейся информации, скорости обработки транзакций и т.п.
Переход на использование новых информационных технологий
2-х или 3-х уровневая архитектура клиент-сервер;
Поддержка работы удаленных клиентских мест через Internet;
Внедрение систем самообслуживания для партнеров и клиентов: системы B2B, B2C ;
Необходимость интеграции с разнообразными офисными приложениями.
При этом для анализа очень важно, чтобы компания не только проанализировала те функциональные и технологические преимущества, которые предоставляет ERP система для компании, а также сопоставила эти преимущества с требованиями стратегического развития компании. Задача калькуляции возможных потерь (opportunity cost) от не реализации проекта внедрения сводится к расчету убытков от не достижения стратегических и/или тактических бизнес планов компании.
Чтобы оценить рациональность внедрения систем планирования ресурсов на предприятии, необходимо соотнести все затраты с будущей полезностью использования таких систем, т. е. рассчитать их эффективность.
Из чего же складывается стоимость типичного проекта внедрения?
Прежде всего, берется во внимание стоимость самого программного продукта для реализации ERP, которая рассчитывается обычно как стоимость лицензии на рабочее место, умноженная на количество рабочих мест. Иногда продукт покупается по так называемой «серверной лицензии», в этом случае его цена будет равняться количеству серверов, на которых будет работать продукт, умноженном на стоимость лицензии на один сервер.
Вторым обязательным (Компонентом стоимости является цена системы управления базы данных (СУБД), на основе которой работает система управления ресурсами предприятия. Здесь возможны несколько вариантов расчета цепы: либо стоимость СУБД включается в стоимость лицензий основного программ Кого обеспечения, либо не включается, либо имеется специальная цена или фирменные скидки, либо нет.
Следующее, что необходимо учитывать при расчете затрат на внедрение ERP, -- это стоимость поддержки и сопровождения программного обеспечения и СУБД. Обычно это составляет 15-20% от их суммарной стоимости по контракту (за годичный период сопровождения) и включает такие компоненты, как поддержка по телефону, бесплатная поставка новых версий программного обеспечения, ответы на письменные запросы клиента, бесплатное устранение обнаруженных ошибок, и, возможно, ряд других условий.
И, наконец, последний и весьма немаловажный компонент -- стоимость внедрения. Наиболее удобным для покупателя является вариант «внедрения под ключ», когда оплачивается уже работающая система. Однако, чаще встречается вариант оплаты по часам и по работам, перечень которых формируется, исходя из некоторого типового плана внедрения. В любом случае, как показывает практика, стоимость внедрения ERP не только не меньше стоимости всех перечисленных выше составляющих, но иногда и превышает ее в несколько раз.
Как видно, получается достаточно солидная сумма. И не секрет, что далеко не все предприятия готовы потратить немалые деньги на развертывание ERP -систем. Одна из причин заключается в неумении оценить экономический эффект от их внедрения. Как же определить эффективность внедрения системы?
По словам западных специалистов, в основе оценки эффективности ERP -системы должны быть следующие принципы:
анализ изменения стоимости во времени;
анализ динамики соотношения результатов и ресурсов, привлеченных для их достижения;
анализ рентабельности инвестиций, их возврата.
Среди методик оценки обычно используются чистая приведенная стоимость, внутренняя норма рентабельности, приведенный срок окупаемости и совокупная стоимость владения.
Например, американская компания Frontstep, специализирующаяся на разработке программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия и управления электронным бизнесом, при расчете эффективности инвестиций первоочередное внимание обычно уделяет оценке возврата инвестиций нормы рентабельности и срока окупаемости. При этом она использует как финансовые отчеты предприятий (отчет о прибылях и убытках, балансовые отчеты об уровне запасов, дебиторской и кредиторской задолженности), так и дополнительные показатели: среднее время обработки заказа, долю своевременно выполненных заказов, расходы на оплату труда сотрудников, дополнительные затраты, понесенные из-за плохого качества обслуживания клиентов и др.
Чтобы оценить будущие результаты изменений деятельности компании, необходимо провести полноценный колсалтинговый анализ существующей деятельности и прогноз возможных изменений. Такой анализ обычно включает оценку ситуации «как есть», оценку возможных изменений при внедрении системы - «как будет», моделирование результирующей ситуации «как будет» и, наконец, сравнение обеих моделей и выявление результатов изменении с последующей финансовой оценкой.
Это весьма длительный и дорогостоящий процесс, а главное, крайне субъективный. По параметрам длительности и стоимости он сравним с самим проектом внедрения (а то и превышает его).
К тому же, для оценки возможных последствий внедрения требуются очень высококвалифицированные специалисты в сфере информационных систем и управления бизнес-процессами. Поэтому затраты на оценку эффективности внедрения путем проведения детального анализа последствий внедрения ERP оказываются в большинстве случаев нерациональным расходом средств. Тем не менее, оценить эффективность внедрения необходимо, ибо любые крупные затраты требуют обоснования.
Что же делать? Оценка результативности внедрения проводится по средним отраслевым результатам, которые обычно и приводятся в маркетинговых материалах.
Типичными «средними» результатами внедрения можно считать следующие достижения:
увеличение производительности на 15-25%;
уменьшение складских запасов на 10-20%;
сокращение сроков выполнения заказов на 20-50%.
Конечно, возможны и уникальные результаты внедрения, как, например, превращение компании из малозаметного производителя в одного из «хозяев» рынка. Одним из интересных вариантов такого внедрения является пример американской компании Rivervoood International, занимающейся производством упаковочных систем. Благодаря внедрению системы управления ресурсами предприятия ей удалось расширить свой сбыт до 20% (с 1%) американского рынка. В основе такого грандиозного успеха лежит описанная выше возможность управления заказами клиентов с помощью ERP .
Внедрение ERP-систем потребует досконального изучения бизнес-процессов на предприятии, знания документооборота, бухгалтерской и налоговой документации, экономики предприятия. Сегодня существует большой выбор различных ERP-систем для малого и среднего бизнеса. Системы отличаются друг от друга не только функционалом, стоимостью затрат на внедрение, но и возможностью быстрой адаптации к изменениям бизнес-процессов на предприятии. Одни системы модифицируются быстро – в течение нескольких дней, другим понадобится несколько месяцев.
Особенности внедрения ERP-систем
При выборе специализированного программного обеспечения необходимо определить, на сколько эффективно данная система сможет максимально автоматизировать все бизнес-процессы на предприятии. При этом следует помнить: дорого – не значит эффективно, и наоборот.
При выборе конкретной ERP-системы необходимо решить, каким образом будет храниться имеющаяся база данных в системе. Большой объем данных может не помещаться на обычном офисном компьютере, поэтому рекомендуется продумать, как подключить и настроить сервер и необходимое оборудование, объединив все задействованные компьютеры в единую локальную сеть. Также следует задуматься об антивирусной защите системы и защите от несанкционированного использования и хищения информации.
Позитивные стороны внедрения ERP-систем
Внедрение ERP-систем на предприятии позволит автоматизировать бизнес-процессы на предприятии. Своевременное пополнение сырья и контроль запасов и ресурсов на предприятии позволит повысить эффективность и объем производства. Контроль изготовления продукции и затрат на каждом этапе способствует эффективному ценообразованию.
Автоматизированный ввод данных в систему, обмен данными между отделами в режиме реального времени снизит затраты времени на формирование бухгалтерских и налоговых отчетов, анализ и планирование дальнейшего развития предприятия, снизит вероятность появления ошибок при вводе данных.
ERP-система позволяет каждому пользователю присвоить свой уровень доступа к информации. Одним пользователям данные могут быть доступны только для чтения, другим только для ввода. Автозаполнение некоторых форм поможет избежать тавтологии. Многие ERP-системы легко интегрируются с другими базами данных и программными продуктами на предприятии.
Негативные стороны внедрения ERP-систем
Внедрение ERP-систем на предприятии – довольно емкий и технически сложный процесс, поэтому занимает большой промежуток времени. Как правило, потребуется от нескольких месяцев до трех лет. Обычно затраты на внедрение ERP-систем окупаются за счет экономического эффекта.
Зарубежные ERP-системы имеют богатый функционал, легко подстраиваются под особенности ведения бизнеса на предприятии. В таких системах «подводные камни» проявляются в ходе внедрения. Некоторые особенности программы по проектированию и отработке изделия могут не соответствовать принятым ГОСТам на предприятии. Процессы производства могут быть достаточно сложными и построены таким образом, что система не успевает подготовить всю необходимую техническую документацию целого изделия в процессе проектирования. В этом случае производство может начинаться параллельно с проектированием только по отдельным готовым проектам деталей. Очень часто проектирование выполняется специализированными CAD-CAM программами, которые не интегрируются в большинство зарубежных ERP-решений. А вводить одни и те же данные в две системы нерационально. Для решения подобных проблем рекомендуется заказывать специализированные решения в соответствии со структурой технологических процессов.
Оценка эффективности внедрения ERP системы
Эффективность внедрения ERP-системы зависит от благополучия и успешного развития бизнеса. Для оценки эффективности внедрения системы используется показатель возврата инвестиций, анализ рентабельности затрат. Чтобы определить оптимальный вариант проекта, необходимо сравнить выгоду от внедрения системы и затраты на ее реализацию. Невозможно принимать решение, руководствуясь только одним вариантом ERP- решения.