WMS-система применяется для оптимизации бизнес-процессов складских помещений не зависимо от размера склада. Внедрение WMS позволяет планировать в автоматическом режиме и контролировать складские операции, а также централизовано управлять ними.
Преимущества внедрения WMS:
- возможность создания автоматической диспетчеризации заданий для персонала на складе;
- оперативный учет запасов в режиме реального времени;
- учет складских запасов в заданный промежуток времени;
- хранение товаров по определенным адресам;
- учет партий товара;
- контроль работы оборудования, техники и персонала;
- возможность интеграции с системами считывания штрих-кодов.
Составные части WMS
Главной составной частью данной системы является специализированное программное обеспечение, с помощью которого происходит управление складом. Программное обеспечение устанавливается на компьютеры персонала, при этом компьютеры должны быть объединены в локальную сеть.
Для хранения базы данных к локальной сети подключается серверное оборудование. Если база данных небольшая и требует для качественного функционирования минимальные ресурсы, в качестве сервера можно использовать мощный стационарный компьютер. Затем подключаются дополнительные периферийные устройства, обеспечивающие автоматизацию ввода и идентификацию данных в системе. К данной категории устройств принадлежат системы считывания штрих-кодов, принтеры этикеток и тому подобное оборудование.
Программное обеспечение WMS должно автоматизировать операции по приему и размещению товаров на складе, его комплектацию и пополнение, инвентаризацию, отгрузку и отправку товара. При автоматизации складских процессов необходимо учитывать действующие бизнес-процессы на предприятии, а также все работы проводить в соответствии с правилами и регламентом заказчика.
Этапы внедрения WMS
Этапы внедрения WMS включают:
- Разработка стратегии: установить, какие участки складской работы подлежат полной автоматизации, с каким оборудованием должна поддерживаться интеграция, каких целей и планируемых результатов необходимо достичь после внедрения WMS-системы.
- Расчет рентабельности – проанализировать, в какие сроки окупится данный проект, рассчитать бюджет, постановить техническое задание.
- Подбор платформы, которая полностью обеспечит автоматизацию учета и контроль складских товаров, защиту хранящейся информации от несанкционированного использования, разграничит права доступа на каждом этапе обработки данных, будет соответствовать бюджету проекта с учетом:
- возможности адаптировать WMS в соответствии с критериями;
- простоты освоения персоналом;
- интеграции с прочими установленными программами склада другой направленности;
- обновления ПО и поддержки WMS.
- установка программы WMS;
- настройка обмена информацией с другими программами и системами склада;
- формирование базы данных WMS из используемых программ;
- настройка интерфейса WMS;
- обучение персонала работе с системой.
В результате правильного внедрения WMS увеличится пропускная способность склада, экономия пространства и эффективность использования оборудования.
WMS на стадии проектирования Современные системы управления складом, позволяющие автоматизировать и стандартизировать бизнес - процессы предприятия, могут стать и определенным утяжеляющим фактором в попытке измениться. Как предусмотреть возможные изменения в будущей WMS без дополнительной доработки и в рамках бюджета?
В динамично изменяющихся условиях экономики, для выживания в конкурентной среде многим компаниям приходится становиться гибкими, как в принятии решений, так и на уровне бизнес - процессов. Современные системы управления, позволяющие автоматизировать и стандартизировать бизнес - процессы предприятия, могут стать определенным утяжеляющим фактором в попытке измениться. Как предусмотреть возможные изменения в WMS без дополнительной доработки и в рамках бюджета? Несколько советов, которыми следует воспользоваться на стадии выбора и проектировании WMS.
Популярность WMS (Warehouse Management System) — систем управления складом — растет в России с каждым годом. Увеличивается и количество предлагаемых решений для автоматизации склада: на рынке представлены десятки систем различных вендоров.
введение
Внедрение системы WMS на складе — это задача, с которой, по мере роста бизнеса, сталкивается руководство любого склада, нацеленного на будущее. В данной статье мы затронем основные аспекты и узкие места в ходе внедрения, необходимые шаги, варианты систем. Мы также постараемся определиться с ценами на полное внедрение WMS, и последующее сопровождение в ходе эксплуатации программы. Для начала разберемся с рынком производителей и вендоров WMS систем.
Выбор подходящего разработчика WMS
Внедрение самописной WMS
Первый вопрос на который отвечает для себя руководитель склада столкнувшись с необходимостью внедрения WMS системы — выбор исполнителя. Многие компании с большим штатом квалифицированных специалистов принимают обоснованное решение о самостоятельном написании WMS системы под нужды своего склада — так называемых «самописных» систем. У такого подхода есть как ряд преимуществ, так и серьезные недостатки.
К преимуществам можно отнести распределенных во времени издержек — собственные программисты будут получать распределенную во времени фиксированную плату. Помимо того, программисты, ответственные за написание кода будут знать буквально все о системе и могут достаточно оперативно вносить коррективы и устранять неполадки в работе если и когда такое потребуется.
Как ни странно, недостатки внедрения самописной WMS очень близко связаны с преимуществами. Программисты, ответственные за создание системы и получающие оклад за процесс, не заинтересованы в том, чтобы получить конечный результат и завершить внедрение WMS. Кроме того, специалисты, создающие систему, могут покинуть компанию не завершив работу, и доделать ее за них не будет представляться возможным. К сожалению, во многих случаях происходит именно так. После месяцев и даже лет разработки, руководство осознает отдаленную перспективу запуска системы и прибегает к услугам по внедрению WMS от сторонней организации, а потраченные средства вернуть уже не получается.
В результате самостоятельного создания WMS существует большой риск получения недокументированной WMS, зависящей от одного человека.
Внедрение WMS от интегратора (вендора)
На российском рынке и рынке СНГ представлены десятки компаний вендоров (интеграторов) программ WMS — все они занимаются внедрением систем на склад, и во многих случаях — сопровождением. Большинство вендоров использует как основу популярные решения от отечественного производителя — «1С » и осуществляют внедрение WMS системы на ее базе. У такого решения есть серьезное преимущество — на рынке нет дефицита специалистов по 1С. В случае неудовлетворительного внедрения складской системы можно с легкостью заменить обслуживающую компанию не начиная весь процесс сначала. К тому же, лицензия такого «коробочного» решения от именитого российского разработчика стоит недорого — до 200 000 рублей (без учета установки и настройки).
Здесь кроются и недостатки — за столь небольшую сумму склад не получает готовую внедренную систему WMS — а своего рода комплект «сделай сам», который за Вас доделывает компания-интегратор. Количество доработок, необходимых для нормального функционирования системы может разрастись до такой степени, что от экономии средств не останется и следа. Объем скрытых на начальной стадии платежей не порадует большинство требовательных клиентов. Но об этом — в специализированном разделе.
Во время выбора поставщика систем необходимо поинтересоваться, готова ли система к обработке большого массива данных. Это особенно актуально для предприятий с большим потоком товарной номенклатуры. Лишь некоторые системы WMS способны обеспечить работу высоконагруженного склада без зависаний и замедления работы.
Наконец, существует проблема с обновлениями «коробочных» систем. Во время покупки и внедрения WMS на склад интеграторы используют одну версию системы, однако с течением времени разработчик выпускает обновления и новые версии своего продукта. В подавляющем большинстве случаев те доработки, которые были осуществлены компанией-интегратором, не будут совместимы с обновленной версией. В результате встает выбор — либо работа на устаревшей, но адаптированной для склада версии системы, либо обновление, по сути напоминающее процесс повторного внедрения WMS.
Коробочное решение — это «универсальная» установка WMS, которая нацелена на усредненную модель работы склада. Такая конфигурация обходится дешевле, нежели проектная автоматизация, но подходит далеко не всем. Коробочная WMS диктует складу свои заложенные в логике системы бизнес-процессы, заставляя его переходить на ее схему работы, что подходит отнюдь не всем складам вплоть до полной невозможности вести работу.
Внедрение WMS от разработчика
На отечественном рынке представлен выбор как из местных разработчиков, так и зарубежных решений. Количество разработчиков значительно отстает от количества интеграторов, что не удивительно — разработка ПО процесс намного более трудоемкий, по сравнению с модификацией, настройкой и продажей.
Сравнивая отечественные разработки в области WMS с таковыми от европейских и американских коллег, в первую очередь бросается в глаза разница в стоимости. Под стоимостью следует понимать сумму покупки лицензии, внедрения и сопровождения WMS системы. Зачастую, зарубежные системы могут отличаться по цене от отечественных в десятки раз, но об этом — в следующем разделе.
Еще один типичный недостаток зарубежных систем — слабая приспособленность к нормам российского бизнеса. Существующие противоречия в процессах требуют многолетнего процесса адаптации и доведения до ума.
Несмотря на это, многие крупные компании в РФ отдают предпочтение разработкам зарубежных именитых фирм, таких как SAP, Oracle или Microsoft. Это может быть обоснованно в случаях неограниченного бюджета — крупные компании максимально трепетно относятся к своей репутации, в результате чего бизнес получает высочайшее качество ПО за соответствующие деньги.
Некоторые известные производители, к примеру, компания 1С, занимаются исключительно разработкой основ для решений для практически любого бизнеса, но не гарантируют работу системы на складе или любом другом предприятии — внедрением и поддержкой занимаются франчайзи. Приобретая систему у гигантов, предприятие не сможет предъявить претензии по ее работе к ним — за это отвечает внедряющая организация-партнер в рамках своей ограниченной возможности.
Сроки и этапы внедрения WMS
Внедрение WMS системы — это сложный процесс, объединяющий складской комплекс в единый организм, с множеством внутренних переплетений и связей. Разумеется, на создание такой системы уходит достаточно длительное время. Большинство людей знакомы с опытом установки программного обеспечения на персональный компьютер и зададут совершенно логичный вопрос — почему я могу установить программу нажатием двух кнопок, а установка WMS системы занимает столь длительный срок?
Все дело в том, что установка программы на ПК всегда происходит по одному и тому же сценарию и на крайне схожих архитектурах, в то время как каждый склад — это уникальный объект со своими сложными правилами, алгоритмами работы и требованиями. Кроме того, WMS система называется системой не спроста — это сложная цепочка связанных между собой приложений, баз данных и устройств.
Предлагаем рассмотреть основные этапы внедрения WMS:
- Порой это самый длительный этап — осознание необходимости и выбор WMS. На данном этапе производится выбор исполнителя системы — будут ли это ответственные лица внутри организации, или же компании-подрядчики, а также выборка этих компаний подрядчиков на основе ряда специфических критериев. Сбор коммерческих предложений от подходящих компаний.
- Когда единственный кандидат на внедрение WMS выбран и обследование склада произведено, заключается договор на оказание услуг внедрения WMS. В соответствии с политикой разных компаний, оплата производится полностью или частично перед началом внедрения. Как правило, этот этап занимает не более 2 недель.
- Непосредственно внедрение WMS системы компанией. Внедрение включает установку и настройку сопутствующего оборудования — серверных станций, рабочих ПК, терминалов сбора данных (ТСД), Wi-Fi точек, принтеров этикеток и прочего. На этом этапе производится и установка самой системы на сервера и рабочие станции склада. Особое место в этом процессе занимает создание карты склада и настройка архитектуры системы.
- Этап запуска системы. На этом этапе производится непосредственно ввод системы в эксплуатацию . Наиболее активно ведется работа именно с персоналом, который впредь будет напрямую использовать систему. Это конечный этап, за которым начинается счастливая (или часто не очень) эксплуатация и сопровождение системы.
Стоимость внедрения WMS
На рынке WMS систем наблюдается великое многообразие в плане ценовой политики за счет участия множества игроков от маленьких отечественных разработчиков до компаний-международных гигантов.
Одна характеристика объединяет все проекты по внедрению WMS — цена как правило состоит из трех компонентов:
- Стоимость лицензии
- Внедрения
- Доработок
Отдельным пунктом следует вынести прокладку коммуникаций и оборудование, которое обеспечивает функционирование складской системы. Этот аспект будет затронут в отдельной главе ниже.
Первый пункт — стоимость системы . Очень часто стоимость WMS может достигать больших величин, особенно в случае с западными разработчиками — цена системы в пределах 1 миллиона долларов будет считаться нормой.
На другом конце спектра системы тиражных платформ «сделай сам», которые могут начинаться от 100 000 рублей или даже ниже. В таком случае разработчик передает вам необходимый инструмент для создания WMS и желает удачи. Столь низкая цена возможна за счет тиражирования системы и отсутствия затрат на их продажу. Остальные пункты не входят в зону интересов компании-разработчика.
Между этими двумя крайностями располагаются компании разрабатывающие и отвечающие за свой продукт WMS в дальнейшем. Стоимость лицензии как правило жестко зафиксирована для каждой отдельной компании — можно ориентироваться на разброс цен в интервале от 1 000 рублей до 100 000 рублей. К таким компаниям и относится RS Softlab Research наряду с немногочисленными отечественными компаниями подобного типа.
Второй пункт — стоимость внедрения системы WMS. В случае с самописной системой стоимость внедрения будет равняться оплате услуг собственных сотрудников, так что вычисление легко произвести исходя из фактически затраченного рабочего времени.
Компании интеграторы и разработчики WMS систем, также собственноручно занятые внедрением WMS сильно не различаются в механизме вычисления итоговой стоимости решения — как правило в коммерческом предложении обозначается количество требуемых «человекочасов». Разница лишь в стоимости этого часа времени работника. Российские поставщики отечественных систем предлагают услуги внедрения в среднем в рамках 2 000 — 5 000 рублей, в то время как внедрение западных WMS систем может потребовать привлечения заграничных специалистов со стоимостью часа до 1 000 у.е. и выше
Третий пункт — доработки WMS системы. Он не относится непосредственно к стоимости внедрения, но его также стоит иметь в виду. Доработки могут потребоваться в начале эксплуатации системы, когда становится очевидным нехватка какого-то важного функционала, не выявленного на стадии подписания договора. В рамках отдельного договора на доработки или дополнительного соглашения производится расчет стоимости услуги. Покупка лицензии при этом не требуется. Исходя из логики со стоимостью внедрения, отечественные системы требуют значительно меньших затрат на данную процедуру.
Собственные серверы или дата-центр?
Установка дистрибутива WMS системы на настоящий момент производится по двум основным схемам — установка на собственные серверы, или установка на серверы в дата-центрах.
И у первого и второго варианта есть свои преимущества и недостатки.
Установка WMS в дата-центре
Преимущества
- Развитая и обновляемая инфраструктура
- Возможность моментального апгрейда
- Высокая физическая защищенность информации
- Возможность переложить часть администрирования на сторону
- Сокращение счета за электроэнергию
Недостатки
- Данные не находятся под вашим полным контролем и могут быть заблокированы (например, по решению суда)
- Высокая зависимость от качества интернет соединения - без интернета работа WMS останавливается
- Постоянные издержки, которые не получится сократить без остановки системы
(Тезис умудренных опытом)
Определения:
Что такое бизнес-процессы?
Бизнес-процесс .
Сеть процессов организации
Что такое WMS ?
Практика внедрения WMS на складе - начальные этапы внедрения.
Маевский Валентин Анатольевич
Приведение бизнес-процессов в порядок – не следствие внедрения WMS, а необходимое условие успеха при внедрении.
(Тезис умудренных опытом)
ЧТО РАНЬШЕ: курица или яйцо? Бизнес-процессы или система управления складом?
Нас сейчас интересует тот период в компании, в котором ведется подготовка к внедрению WMS.
Надо ли оптимизировать бизнес-процессы до, или подождать и настроить их в ходе внедрения WMS?
Давайте рассмотрим действия компании в этот интересный и непростой период.
Определения:
Что такое бизнес-процессы?
Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы (результаты процесса, представляющие ценность для потребителей) .
Сеть процессов организации – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных процессов организации в единую систему.
Что такое WMS ?
Система управления складским комплексом (WMS) - это программно-аппаратная структура, которая позволяет в режиме реального времени управлять ресурсами склада.
Структура автоматизированной системы управления складом построена на трехуровневом принципе:
- первый компонент представляет собой видимую для пользователя часть – интерфейс типа «человек-машина» - «клиентское приложение», с помощью которого пользователь осуществляет ввод, изменение и удаление данных, и дает задачи на выполнение операций и запросы на получение отчетов.
- второй компонент – сервер базы данных, осуществляет хранение и обработку данных.
- третий компонент - специализированные программы обработки, которые осуществляет инициированную пользователем обработку данных, и возвращает обработанные данные в базу данных, которыми может оперировать пользователь через клиентское приложение.
Справка:
В мире насчитывается порядка 300 WMS-решений.
Количество бизнес-процессов не подсчитал еще никто.
Аксиома: Бизнес-процессы существуют и могут успешно действовать, независимо от того, имеет ли склад автоматизированную систему управления.
Мнение:
В логику стандартного WMS-решения заложены типовые бизнес-процессы, но они не обязательно подойдут вашей компании.
Правило:
Бизнес-процессы влияют на параметры автоматизированной системы управления складом и автоматизированная система управления складом влияет на функционирование бизнес-процессов.
Мудрость:
При неотлаженных бизнес-процессах WMS неэффективна, и не оправдывает вложений.
Вопрос:
Зачем и когда заниматься бизнес-процессами?
Ответ:
l Зачем – без них «и ни туда и ни сюда».
l Когда - Всегда !!! (правильнее было бы сказать – постоянно).
Задача:
Исходное условие – принято решение по установке на складе нового программного продукта. Возможно, это будет приобретенная программа, возможно – собственные специалисты ИТ решили доработать имеющуюся у компании систему учета и нарастить ее новыми опциями. Спланируем действия по решению этой задачи?
СФОРМИРОВАТЬ РАБОЧУЮ ПРОЕКТНУЮ ГРУППУ
Самый первый шаг – собственно сформировать классическую «проектную группу». Кто должен обязательно войти в ее состав? С одной стороны – не замкнуться в узком кругу, с другой стороны – избежать риска превратить группу в громоздкую неповоротливую структуру. Оптимальное количество участников группы – от 5 до 7 человек. Кого? Не пытаемся объять необъятное, – кого более всего затрагивают ожидаемые изменения. Естественно, на этом этапе должен быть назначен руководитель проекта, выступающий в роли координатора всех встреч, согласовывающий точки зрения участников, принимающий решения.
СФОРМИРОВАТЬ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММЕ
Второй шаг – зафиксировать все требования, которые мы планируем выдвинуть к новому продукту. Исполнитель - сформированная рабочая группа. Степень детализации: максимально подробно описать и уточнить требования. Именно максимально детализировать на этом этапе, а не ограничиться концептуальными наметками. Возможно, часть из них в процессе исполнения будет отсеяна, но удалить какой-либо пункт из «исходника» гораздо легче, чем добавить. При составлении – участники рабочей группы уже должны быть готовы обосновать необходимость того или иного требования и «не летать в космосе». Порой трудно не поддаться искушению заложить в систему большое количество возможностей, а вдруг в будущем понравится. Давайте задумаемся, если эти параметры не востребованы сейчас, то может они и не нужны будут в дальнейшем. Простое нагромождение информации и функционала не способствует улучшению работы, а, наоборот, может мешать. В том случае, когда компания четко осознала, что ее развитие сдерживает отсутствие какой-то информации, то постарайтесь ее собрать и опробовать использовать до того как поставите WMS. Для тестирования эффективности нового процесса есть много более простых и дешевых решений. Такой подход тем более правильный, если такие действия компанией не практиковались, тогда будет возможность «зряче» прописать требования к новой системе.
________________________________________________________________________________
Пример. Требования к системе, сформированные на втором этапе проекта
Основные требования к системе
1. Адресное хранение товара
1.1 Задание топологии складского комплекса
1.2 Разделение на зоны, проезды или ряды, стеллажи, ярусы, ячейки. Все пространство склада (3-х мерное) разбивается на области с указанием адресации. Все это описывается в ИС с помощью дерева адресации.
Области описываются с учетом координат и занимаемого объема и выдерживаемого веса
адресация пространства касается не только мест хранения товара, но и мест сборки, упаковки, приема, выдачи, контроля товара – т.е. в общем, всех мест где может находиться/двигаться товар.
Хранение (и движение) товара может происходить только с указанием адреса хранения (адреса источника и адреса приемника)
Каждая единица номенклатуры товар и видов ее упаковки (ящик,спайка, контейнер, т.д.) – имеет описание занимаемого объема и веса массы.
Задание условий хранения товара (на вырост) – например, по температуре, по условиям хранения (аэрозоли, жидкости, требование хранения в спецзоне) по совместимости с другими товарами.
Имея объемное описание склада и хранимую информацию о хранящемся товаре в разрезе адресации – можно получать информацию о свободном пространстве в виде отельного отче та для оценки заполненности склада.
1.1 Статус ячейки (занята, свободна, зарезервирована, заморожена, зафиксирована)
2 Электронный документооборот. Все товарные операции на складе, должны регистрироваться в ИС в виде электронных документов (нарядов) Электронные документы должны не только хранить и регистрировать информацию, но и подтверждать (аналог цифровой подписи) личности сотрудников выполняющих эти операции.
3 Работа с уникальными партиями товара – складскими единицами хранения – параллельно работе с товарной единицей .
4 Роли работников Ввести в систему градацию работников, это позволит например не допустить что отбор паллетной нормой подцепит работник без права ездить на штабелере.
5 Роли пользователей, настраиваемые по должности, не надо по фамилии. Возможность сотрудникам одной роли работать с одним документом (пользователи одной роли могут менять статус документа созданного другим пользователем этой или более низкой роли )
6 Удаленное автоматизированное управление персоналом и мониторинг работников склада (отчет по занятости конкретного работника, отчет по свободным, отчет по превысившим норматив) Все операции на складе выполняются только ее работниками с обязательной идентификацией в системе. Т.е. не может быть операции, выполненной анонимом (неизвестно кем
7 Контроль эффективности операций (привязка работника к наряду, как минимум). В системе фиксируется выполнение всех заданий сотрудниками склада, причем пошагово. Фиксируется время выполнения каждой операции (реальное) , что позволяет оценивать, контролировать, анализировать складские операции.
8 Биллинг складских операций. Накопление результатов по конкретному работнику или по группе работников (право бригадира ).
9 Подключение стандартного оборудования (принтер, сканер, ТСД)
9.1 Идентификация товаров штрих – кодированием
9.2 Идентификация документов штрих – кодированием
9.3 Идентификация мест груза и складских единиц штрих – кодированием
9.4 Поддержка множественности штрихкодов одного товара
9.5 Поддержка множественности товаров одного штрихкода
9.6 Печать документов со штрихкодом
9.7 Возможность генерации собственного ШК для нештрихкодированной продукции (или для упаковок продукции)
10 Прием товара
10.1 Планирование приемки.
10.2 Возможность блокировки принятого товара, запрет на
10.3 Акт приема как складской внутренний первичный и важный документ, это не приходная накладная, а связанный с ней документ , контроль принятого товара по количеству и качеству
10.4 Автоматизированное рабочее место для сбора информации в паспорт товара, возможность кладовщику на этапе приема внести-исправить информацию в паспорте товара.
11 Статус товара (состояние и готовность к продаже)
12 Статус документа (требуется отбор, запланирован и тд )
13 Автоматизированное размещение входящего товара на складе по различным, гибко настраиваемым алгоритмам (несколько сценариев размещения ).
13.1 Задание правил размещения и рейтингов мест хранения (АВС, товарная группа)
13.2 Контроль совместимости товаров при размещении
13.3 Контроль заполнения ячеек по количеству, объему, весу
13.4 Автоматизированный расчет оптимизации складского объема по разным сценариям (например, приоритет сроку годности или приоритет максимизации использования объема)
14 Инвентаризация без остановки склада.
14.1 Настраиваемые критерии инвентаризации (по зонам, по партии и сроку годности, артикулу, по пустым ячейкам )
14.2 формирование заданий на инвентаризацию
14.3 Блокировка инвентаризируемых ячеек. В режиме инвентаризации нет препятствий созданию документов на продажу товара, но временно блокируются внутрискладские перемещения.
15 Пополнение активной зоны по различным, настраиваемым алгоритмам (канбан, минимакс, по требованию, пополнение частью места груза – и все алгоритмы одновременно)
16 Управление сбором заказов по различным, настраиваемым алгоритмам. Расщепление – точно, волна – на вырост, ФИФО – точно, последовательный отбор типа конвейер .
17 Маршрутизация при отборе – по различным настраиваемым алгоритмам
18 Визуализация размещения товара на складе – карта склада. Карта склада очень помогает при планировании размещения нового товара и при перестановках по АВС (объем) и XYZ (обращения)
19 Маркировка собранных партий товара (места груза)
20 Учет качества товара (сроки годности, некондиционный).
21 Работа с комплектными позициями (наборы) – упаковка и переупаковка, учет комплектующих для наборов – с учетом хранящихся отдельно и с учетом включенных в готовые наборы.
22 Формирование отгрузочных документов с учетом мест груза и характеристик мест груза (возможность создать упаковочный лист по каждому месту груза, )
23 возможность формирования аналитической отчетности через механизм универсальных настраиваемых отчетов
________________________________________________________________________________________
На основании составленного перечня «пожеланий» - специалисты ИТ уже могут оценить свои возможности, дать «обратную связь» и предоставить свои встречные требования.
ПРОРАБОТКА ФИЗИЧЕСКОЙ И ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ СКЛАДА
Один из базисных вопросов, необходимых для постановки техзадания – корректно структуризировать склад. Ячеистая структура склада – обязательный атрибут складской системы, но без логики в определении назначения ячеек и их привязки к определенному функционалу – будет утеряна возможность задания логики перемещения товара внутри склада. Для корректного описания – опять же сталкиваемся с необходимостью «физически» определить топологию склада, а только затем передавать информацию в виде техзадания, в котором для каждой области склада должен быть выработан блок запретов и разрешений на хранение товара с определенными признаками и на выполнение в этой зоне определенных действий определенными работниками.
ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ ПРОИСХОДЯЩИЕ НА СКЛАДЕ ПРОЦЕССЫ
Эпиграфом к этому разделу можно привести следующие слова: Если на складе есть проблемы в организации работ – внедрение WMS-системы возведет их в квадрат.
Третий шаг. Сущность действий на этом этапе, определить, какие бизнес-процессы на складе могут быть положены в основу построения программы, какие требуют улучшения и только после оптимизации встроены в проектируемую систему, какие можно отторгнуть, а какие надо построить заново.
На этом этапе – желательно удержаться от двух крайностей:
1. Надеяться на стандартизацию процессов во время внедрения .
«Все равно новый продукт устранит все проблемы, которые мы описываем». Зачем тратить ресурс на эту работу, давайте воспользуемся стандартами и наработками предшественников.
Есть потенциальная опасность потерять наработанные технологии «второго порядка», в основном – взаимодействие между структурными подразделениями склада, а также наработанные правила действия при нештатных ситуациях. Опасно не учесть специфику бизнеса или уровень достигнутой организации. Если в процессах есть недостатки они попытаются «проскользнуть» в новую организацию.
2. Построение максимально подробной модели работы склада в данный момент. Перенесение этой модели в новую организацию.
Для анализа информации нужно потратить значительное время. Мы получим низкое соотношение полезной информации к общему объему проделанной работы. Простые вещи не стоит называть сложными терминами и пространно описывать базовые операции.
Еще одна крайность:
3. Игнорирование этапа оптимизации существующих бизнес-процессов до начала внедрения проекта.
Не важно, с какой стороны: заказчика или со стороны поставщика WMS (все равно изменим - и так все понятно, что вы все делаете неправильно). Это – очень опасный симптом. К сожалению, достаточно часто возникает настроение «да ладно, все равно новая программа решит эту проблему». Более чем значительный риск для проекта – именно проигнорировать текущее положение дел.
Следовательно, требуется активная работа по аудиту складской системы. Можно уверенно сказать, что качественная работа на этом этапе заключается в построении модели работы склада с пониманием причинно-следственных связей.
Обязательное условие успешного WMS-проекта: Приведение в «порядок» процессов на складе: их описание и визуализация для цели оптимизации процесса.
Этапы процессного менеджмента:
l Определить процессы, карту процессов
l Описать действующие процессы
l Организовать процессы
l Задокументировать процессы
l Определить показатели процессов
l Внедрить процессы
l Внедрить мониторинг и измерение процессов
l Внедрить анализ и улучшение процессов
Итак, первый этап - определить процессы, происходящие на складе «сейчас» и параллельно выполняем второй этап: описываем и визуализируем действующие процессы.
На этом этапе предстоит разобраться в логике процесса (логика есть всегда, возможно – «вывернутая») и в этом помогает визуализация процесса. Преимущество визуализации при анализе – возможность быстро определить «обрывы» и «узкие места», размывание компетенций, отсутствие ответственности или контроля, излишнюю работу.
Описание процесса можно провести в формате диспозитивного процесса, структурная схема которого показана на рисунке 1 и в оперативного процесса на рисунке 3.
Более наглядно демонстрирует ход процесса представление его как диспозитивного процесса, когда видно ход выполнения процесса по исполнителям. Пример такого описания процесса приведено
Пример. Диспозитивный процесс приема и выполнения заказа на отгрузку товара со склада запчастей.
Такая визуализация позволяет быстро и точно определить недостатки организации процесса.
В качестве основных недостатков описанного на рисунке 2 процесса можно привести:
Нет параллельно идущих процессов, а параллелизация процессов является хорошим решением для сокращения времени выполнения,
Множество возвратов на более раннюю стадию процесса из за отсутствия своевременной и точной информации,
Места генерирования ошибок,
Дублирование функций,
Не выражена ответственность «хозяина» процесса,
Чрезмерный бюрократизм,
Локализация подразделений,
Недостаточный поток информации,
Неточное определение связующих звеньев.
Стрелками показаны места предстоящей оптимизации этого процесса.
Иной подход реализуется при оперативном описании процесса. Такое представление процесса более понятен исполнителям и мы рекомендуем применять его при описании коротких процессов или подпроцессов.
На рисунке 4 показан пример – описание и анализ процесса приема товара и проведено описание действий персонала «сейчас» при приеме поставки. Соответственно – видны обрывы связи, незавершенные процессы, потери времени и прочие факторы, затрудняющие работу. Результат анализа схемы «как есть» - четкое понимание, какие именно звенья в процессе нуждаются в «расшивке»
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ после описания.
Соответственно третий этап – организация нового или оптимизация старого процесса. Если обнаружена проблема – незачем откладывать ее решение на неопределенное время. Предлагаем – немедленно начать работу над исправлением выявленной проблемы, исправить этапы процесса и реорганизовывать работу склада немедленно.
Для того, чтобы упростить «перестройку» - необходимо разъяснить персоналу суть проблемы, и обосновать предложенные изменения. Игнорировать работу с персоналом – в корне неправильно, исполнители должны понимать причины происходящих изменений – иначе можем столкнуться с «пассивным сопротивлением» персонала, который привык работать по определенной схеме. В этом вопросе помогает максимально упрощенная классическая диаграмма Ишикавы (рисунок 5.). Она помогает пояснить персоналу, что проблема есть, что она мешает их работе, и что она устранима, если источники проблем «отсекать» по одному.
Результат проведенной работы – оптимизированные складские процессы начинают положительно влиять на качество работ склада и его производительность.
На оптимизацию складских процессов придется затратить достаточно большое время (склад вообще достаточно инерционная система), но полученный результат – рост производительности склада пока еще без каких-либо изменений в информационной системе.
С какой функции начать оптимизацию бизнес-процессов на складе?
Поскольку на любом складе можно выделить достаточно много процессов, нуждающихся в формализации, предлагаю последовательно описывать и оптимизировать процессы в такой последовательности:
описывать и оптимизировать по 2 процедуры, связанные между собой:
А) выявление и предотвращение брака (работа с некондиционным товаром) и инвентаризация, Именно эти процессы, в случае их низкого качества, вносят наибольшую «разбалансированность» во все производимые складом работы. Вследствие плохой организации этих работ - возникают проблемы с учетом, вычеркнутые строки и т.д.
Б) прием и размещение товара,
В) внутрискладские перемещения товара и собственно отбор заказов,
Г) упаковка и отгрузка (сопутствующий им контроль),
Параллельно с этими «основными» блоками можно проводить анализ и оптимизацию второстепенных процессов (стикеровка, сбор наборов и т.д.)
Процедура организации бизнес-процессов предполагает определение показателей процессов. Задумаемся в этой фазе над следующими вопросами: какие показатели и насколько имеющиеся показатели соответствуют потребности компании – возможно, требуется срочное «лечение»!!!).
Теперь можно заняться внедрением процессов, на которые хорошо ляжет система автоматизированного управления складом.
Результат оптимизации процессов.
Через два месяца после начала процедуры оптимизации бизнес-процессов на складе, примеры из которого приводились нами выше, получены следующие результаты:
1. Срок приемки товара сокращен в 2 раза
2. Эффективность транспорта доставки подняли на 21% - рост загруженности на один рейс, снижение общего пробега (результат согласованной работы склада и службы доставки)
3. Брак склада уменьшен на 74%
5. Точность отбора заказов выросла на 60% (снижение количества неправильно отобранных строк относительно общего количества отобранных строк)
6. На складе внедрена адресная система в зоне отбора
7. На складе внедрен механизм « FIFO » в зоне резервного хранения
8. Инвентаризация – за счет внедрения метода «двойного слепого пересчета» точность инвентаризации с 90% подняли до 99.5%, это еще не предел.
И теперь начинаем детализировать ТЗ для WMS.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Итого – в результате вашей работы по подготовке (!) к внедрению новой ИТ-системы вы должны получить оптимизацию бизнес-процессов и «улучшенную» логику складирования.
Провокационная мысль – а не достаточный ли результат мы получили?
Давайте еще раз вернемся к вопросу целесообразности внедрения новой системы, еще раз проработаем перечень требований к системе – может, мы часть вопросов уже закрыли административно, и теперь наши требования могут быть откорректированы. Диапазон решений: а будет ли экономически окупаема система автоматизированного управления складом, ведь «мы решили все вопросы, которые хотели решить с помощью учетной системы», или: «теперь WMS система будет функционировать как надо и откроет новые горизонты», или: а «теперь мы хотим еще большего».
Внедрение WMS-системы позволяет сделать бизнес-процессы на складах различных типов автоматизированными. Главная составляющая системы - программное обеспечение, посредством которого осуществляется управление операциями на складе и взаимодействие с внешними приложениями.
Обычно при внедрении Warehouse Management System на стороне заказчика подготавливается серверное оборудование для развертывания базы данных и самого решения. Внедряя программу в режиме SaaS, эту задачу берет на себя разработчик. После этого подключают периферийные устройства, которые обеспечивают автоматизированный ввод и идентификацию сведений в системе.
Программное обеспечение WMS осуществляет автоматизированное управление складом. Достичь высокой эффективности позволяет тщательное планирование требуемых для внедрения работ.
Этапы внедрения
1. Выявление требований к программе
Чтобы внедрить WMS, необходимо сформировать требования к складской системе и разработать логистическую модель склада. Эта процедура предполагает выполнение следующих действий:
- прогнозирование основных объектов логистики - материальных потоков и их параметров (структура, объем, сезонность);
- расчет целевой производительности склада;
- определение технологических зон;
- распределение ресурсов (трудовых и техники, используемой для погрузочно-разгрузочных работ) и оборудования;
- определение процессов, которым требуется автоматизированный учет и управление, а также необходимого для них документооборота.
На этом же этапе внедрения необходимо теоретически описать взаимодействие складского комплекса с внешними службами. В результате вырабатываются рекомендации по функционированию склада и обозначаются требования к системе автоматизации для управления им, а именно: ответы на вопросы, как WMS будет описывать товарные позиции и упаковку, осуществлять управление процессами, формировать документацию и отчетность, распределять и контролировать в автоматизированном режиме задания для сотрудников склада.
2. Расчет рентабельности
Рассчитывая рентабельность, нужно проанализировать сроки окупаемости проекта, который планируется внедрить, рассчитать бюджет. Расчет этих показателей производят в перспективе на несколько лет, в него включают стоимость внедрения, оборудования, технического сопровождения, обучения специалистов.
3. Подбор платформы
Выбирая, какую автоматизированную платформу внедрить, следует подобрать такое решение, которое полностью обеспечит автоматизацию складского хозяйства. При этом учитывают возможности адаптации системы под особенностями бизнес-процессов на конкретном складе, простоту ее освоения персоналом, возможности интеграции с остальными установленными приложениями, обновления и поддержки.
4. Выбор поставщиков
Вендоры WMS могут внедрять готовые автоматизированные решения управления складскими процессами или предлагать услуги разработки систем на заказ. При выборе поставщика, который будет внедрять программу управления, следует обращать особое внимание не только на то, насколько продукт соответствует вашей модели склада, но и на стабильность поставщика, уровень предлагаемого им сервиса.
5. Реализация проекта и запуск WMS
На этом этапе выполняется установка WMS-решения для управления бизнес-процессами, формирование базы данных системы из используемых программ, настройка интерфейса, обучение сотрудников работе с программой. Полный процесс перевода складского хозяйства в автоматизированное после ввода системы в эксплуатацию может занимать несколько недель.
6. Техническая поддержка
На успех проекта внедрения программы управления складским хозяйством влияет множество факторов. Главный из них - наличие специалистов для поддержки функциональности WMS в рабочем состоянии. Компании с большой практикой внедрения решений WMS предлагают широкий спектр услуг техподдержки.