1.2 Описание СЭД Босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
Организует эффективное управление проектами;
Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;
Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;
Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;
Сокращение трафика при работе в распределенной среде;
Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;
Высокий уровень защиты информации;
Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;
Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».
Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.
В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.
Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.
Рисунок 3 - Главный экран программы
Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.
Рисунок 4 - Экран поручений
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
Организовать эффективную работу с договорами;
Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
Повысить эффективность работы с заявками;
Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
Повышение качества оказания государственных услуг;
Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
Повышение прозрачности и открытости деятельности;
Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Автоматизация учета наличия и движения персонала
Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием...
Автоматизированные информационные системы управления персоналом предприятия
Безусловно, одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом является БОСС-Кадровик, разработанная и успешно продвигаемая компанией АйТи...
Внедрение информационных технологий в процесс управления организацией
Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации: - управление и бухгалтерский учет - финансовый менеджмент - управление персоналом - логистика - маркетинг и...
Деятельность секретаря-референта в современной организации
Женщина и бизнес
Портрет идеальной женщины изобразили М. Хенинг и А. Жарден. Это яркая личность, она женственна, не жестока и не холодна, интеллектуально и физически активна, решения принимает сама...
Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности...
Система электронного документооборота Босс-Референт
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти...
Стратегическое управление организацией на примере компании Ernst&Young
Компания Ernst&Young в настоящее время представляет собой глобальное партнёрство национальных аудиторских компаний. Крупнейшая из них работает в США. У компании имеется 709 офисов в 140 странах мира...
Сутність професії "референт"
1.1 Співвідношення поняття "секретар", "секретар-референт" та "помічник керівника" У кожному підприємстві, організації, фірмі секретар займається документуванням управлінської діяльності, організацією документальних масивів...
Сутність професії "референт"
Сутність професії "референт"
Серед умов до працівників, а саме секретарів-референтів, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити...
Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
- "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
Технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
Система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
IBM Lotus Domino Server- сервер приложений системы Lotus Notes, базово предоставляет ряд сервисов (СУБД, сервер каталогов, почтовый сервер, web сервер, collaboration) и может использоваться для построения корпоративных систем электронного документооборота, коллективной работы, других приложений. Имеет в своем составе большой набор модулей. Из основных это - почтовый сервер, http сервер, сервер баз данных. Набор модулей может быть расширен решениями от IBM и других сторонних производителей.
2. Условия приобретения и стоимость системы «босс-Референт»
Приобретение системы
Проект создания системы электронного документооборота предполагает:
приобретение необходимых лицензий;
осуществление работ по внедрению системы и обучение пользователей;
организацию сопровождения СЭД.
Приобретение лицензий
Лицензии для создания СЭД БОСС-Референт приобретаются по количеству пользователей системы и включают:
лицензии на программный продукт БОСС-Референт;
лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino.
Компания БОСС-Референт не осуществляет продажу лицензий конечным пользователям.
Программное обеспечение, необходимое для создания системы электронного документооборота на базе системы БОСС-Референт, включает:
Лицензии на БОСС-Референт: прикладное программное обеспечение, решающее конкретные задачи документооборота и делопроизводства
Лицензии на Lotus Notes/Domino: системное программное обеспечение для групповой работы
СЭД БОСС-Референт лицензируется по количеству пользователей. Скидки возможны от объема закупаемых лицензий.
Прайс на лицензии БОСС-Референт
Заключение
Результаты которые дает внедрение СЭД БОСС-Референт
В органах власти:
повышение качества оказания государственных услуг;
улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
повышение прозрачности и открытости деятельности;
снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Для коммерческих компаний:
повышение управляемости;
оперативное реагирование на изменения;
увеличение конкурентоспособности компании на рынке.
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Какие преимущества определяют лидерство СЭД БОСС-Референт
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
большой потенциал для роста масштабов системы - по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;
снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
обеспечение высокой степени безопасности данных;
одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.
Описание СЭД Босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
Организует эффективное управление проектами;
Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;
Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;
Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;
Сокращение трафика при работе в распределенной среде;
Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;
Высокий уровень защиты информации;
Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;
Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».
Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.
В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.
Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.
Рисунок 3 - Главный экран программы
Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.
Рисунок 4 - Экран поручений
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
Организовать эффективную работу с договорами;
Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
Повысить эффективность работы с заявками;
Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
Повышение качества оказания государственных услуг;
Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
Повышение прозрачности и открытости деятельности;
Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
Преимущества для коммерческих компаний:
Повышение управляемости;
Оперативное реагирование на изменения;
Увеличение конкурентоспособности компании на рынке.
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:
Преимущества:
Быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
Легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
Возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
Широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
Возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
Снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
Обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
Простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
Обеспечение высокой степени безопасности данных;
Одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
Эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
СЭД ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения.
Руководители таких организаций рассматривают внедрение СЭД как необходимое условие: а) повышения управляемости организаций, б) поддержания целостности организации в условиях роста и расширения бизнеса, в) придания организациям способности к быстрым изменениям в ответ на внешние требования и для решения внутренних задач развития.
Результаты проекта
В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:
- Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
- Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
- Автоматизация работы с корреспонденцией.
- Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
- Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
- Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.
В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.
Акцент на управление
СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает развитые функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Поэтому при разработке новой, третьей, версии акцент был сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам.
Эти усилия были реализованы в двух новых модулях системы: «Настройка принятия решений» и «Принятие решений», использующих механизмы workflow. Первый из них позволяет быстро создавать и модифицировать электронные регламенты работы с документами, второй – обеспечивает работу по ним конечных пользователей.
Новые модули СЭД БОСС-Референт охватывают три процесса работы с документами:
- подготовку документа (создание и согласование), т. е. подготовку решения, которое фиксируется в документе;
- собственно принятие решения по документу (подписание, утверждение).
- исполнение решения, содержащего в документе (регистрация документа, отправка адресату, формирование поручений, ознакомление, рассылка).
Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.
Настраиваемое решение и конструктор
СЭД БОСС-Референт v.3 представляет собой сочетание готового настраиваемого решения и конструктора, позволяющего в ходе проекта автоматизировать процедуры документооборота, присущие только данному заказчику.
- Настраиваемое ядро СЭД БОСС-Референт образуют входящие в базовую поставку системы типовые электронные регламенты документооборота общих управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, писем и организационно-распорядительных документов.
- Адаптация системы для учета специфики заказчика состоит в конструировании типовых регламентов документооборота для специализированных документов из готовых блоков системы – этапов прохождения документов (подготовка, согласование, регистрация и т.д.), блоков согласования (параллельное, последовательнее, с переходами по условиям) и карточек документов. Конструирование выполняется средствами продуктов IBM – Lotus Domino Designer и Lotus Workflow Architect.
Модифицировать встроенные регламенты документооборота и создавать новые специализированные регламенты могут специалисты заказчика (при наличии необходимой квалификации) или – в рамках заказной разработки – сотрудники компании Аплана и ее сертифицированных партнеров.
- БОСС-Референт - система класса ECM на платформе IBM Lotus
- БОСС-Референт 2010 - система класса ECM на платформе Microsoft SharePoint Server 2010
- БОСС-Референт 4J - cистема электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на платформе JBOSS
- БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот - система централизованной обработки и хранения финансовых документов
www.boss-referent.ru
Компания БОСС-Референт – российская компания, занимающаяся разработкой систем управления корпоративной информацией: систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, ECM-систем .
История компании
Компания БОСС-Референт была образована в 2008 году в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи . Дочерней компании были переданы права на доработку и продажу системы БОСС-Референт, созданной в 1996 году на платформе IBM Lotus. До этого правообладателем продукта являлась компания Аплана, также входящая в группу компаний АйТи. В 2010 году под маркой БОСС-Референт были представлены еще несколько ECM-систем. На платформе IBM FileNet система БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент и на платформах других производителей: БОСС-Референт 2010 на платформе Microsoft SharePoint и БОСС-Референт 4J на платформе JBOSS.
Профиль компании
В настоящий момент компания отвечает за производство, развитие и маркетинговое продвижение продуктов под маркой БОСС-Референт, поддержку партнеров и пользователей решения. Распространение и внедрение системы осуществляется силами партнеров компании.
Программные продукты : БОСС-Референт, БОСС-Референт 2010, БОСС-Референт 4J, БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент
Дополнительные модули : АРМ-руководителя, iРеферент
Программные продукты
БОСС-Референт
Система класса ECM, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота компании и построения систем управления корпоративным контентом. Создана на платформе документоориентированной IBM Lotus.
Решаемые задачи:
- работа с договорами
- контроль исполнения поручений руководителей
- работа с заявками
- проектный документооборот и коллективная работа
- работа с обращениями граждан
- архивное хранение электронных документов
- интеграция с порталами с информацией о госуслугах
БОСС-Референт имеет достаточно высокий уровень функциональности по всем направлениям работы с документами, масштабируемости и стабильности в работе. При этом внедрение происходит быстро, а интерфейс позволяет сотрудникам оперативно включиться в работу. Система ориентирована на крупные организации и имеет большие возможности для адаптации под нужды компании. При построении СЭД в территориально-распределенных компаниях, все участники получают полнофункциональную систему. Схема лицензирования проста и прозрачна.
БОСС-Референт 2010
Система класса ECM, разработанная на основе платформы Microsoft SharePoint Server 2010. Позиционируется как система нового уровня взаимодействия с пользователем. Приоритет в этой системе отдается удобству работы с ней для всех категорий пользователей при помощи универсального клиента.
БОСС-Референт 2010 поддерживает возможности коллективной работы с документами и неструктурированной информацией, контроля над информационными потоками, в том числе генерируемой с помощью технологий Enterprise 2.0. Клиентская часть может быть интегрирована с другими корпоративными приложениями. При этом доступ к их данным обеспечивается через единый интерфейс.
Решаемые задачи:
- обработка больших объемов информации в удобном формате
- обеспечение контроля исполнения поручений
- возможность эффективной коллективной работы (технологии web 2.0, мобильность)
- организация дискуссий и чатов по документам и темам
БОСС-Референт 4J
Система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации работы канцелярии и контроля исполнительской дисциплины. При ее разработке максимально учитывались требования органов власти к функционалу СЭД. БОСС-Референт 4J создана на СПО-платформе JBoss компании RedHat.
Это одна из немногих систем на Российском рынке, которая создана на СПО-платформе и поставляется с открытым кодом. СУБД системы так же имеет открытый код. Это может быть важно для организаций, которые предъявляют большие претензии к безопасности внутренней информации и профилактике ее утечки.
Система является веб-приложением. Работа осуществляется через веб-браузеры Explorer или FireFox.
Решаемые задачи:
- контроль исполнения поручений
- работа с договорами
- работа с нормативной документацией
- интеграция СЭД с системой межведомственного электронного документооборота
- работа с обращениями граждан
- создание основы для комплексной информационной системы типа «электронное правительство»
БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент
Система централизованной обработки и хранения финансовых документов. Была разработана на платформе FileNet корпорации IBM. Решает задачи автоматизации и упрощения работы централизованной бухгалтерии.
Решаемые задачи:
- доставка финансовых документов из отдаленных подразделений в центральную бухгалтерию
- единый централизованный архив электронных копий финансовых документов
- доступ сотрудников к финансовым документам из различных учетных систем
Функции:
- Ввод первичной финансовой документации
- Обработка документации в центральной бухгалтерии
- Размещение в электронном хранилище документов
- Синхронизация данных с учетными системами
- Миграция данных в СЭД
- Полнотекстовый поиск
Положение на рынке
По данным исследования компании DSS Consulting компания БОСС-Референт входит в пятерку лидеров среди компаний-разработчиков СЭД. По общему числу внедрений и динамике новых проектов на 5 месте. По количеству рабочих мест на 3 месте. По динамике прироста рабочих мест на 2 месте.
Большая часть реализованных лицензий БОСС-Референт приходится на продолженные проекты в Федеральной налоговой службе России (ФНС) и компании МТС, а также в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр). Система БОСС-Референт относится к классу систем-надстроек на платформах. По данным DSS уже несколько лет система БОСС-Референт удерживает первое место в этом классе.
Основными заказчиками компании БОСС-Референт являются федеральные и региональные органы власти, государственные предприятия, компании топливно-энергетического комплекса и химической промышленности.
Основные пользователи системы
- Федеральная налоговая служба России
- НК Роснефть
- Башнефть
- ФосАгро
- ГазпромНефть
- Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр)
- Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор)
- Правительство Воронежской области
- Администрация Псковской области
- Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (МБУ "МФЦ") г.Волгограда
Партнерская сеть
Офис компании БОСС-Референт расположен в Москве. Филиальной структурой компания не располагает. Партнеры БОСС-Референт присутствуют практически во всех регионах России, а также в Украине и Казахстане.
Критика продуктов
Основная критика приходится на самый старый продукт компании – БОСС-Референт на Lotus.
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
На другие системы найти отрицательных отзывов не удалось. Возможно, это объясняется тем, что они были представлены недавно.
Ссылки
- "БОСС-Референт” помогает усовершенствовать систему коммуникаций
- Новая политика для «БОСС-Референта», BYTE №9 (278), 29 мая 2007 года
- Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить